C’est fait, Immersive Productions dépasse maintenant les 10 ans d’existence. L’entreprise spécialisée en stratégie événementielle crée des expériences uniques, significatives et à impact durable pour leur clientèle à la recherche des meilleures idées pour laisser leur trace. L’énergie d’équipe se fait sentir alors que nous avons donné rendez-vous à Lucie Muller, chargée de projets et Emma Moreno, coordonnatrice aux événements et à l’administration, pour nous parler des étapes créatives et logistiques qui entourent la stratégie événementielle, étape par étape. Nous avons eu la chance de rencontrer des professionnelles créatives, mais avec à la fois les deux pieds sur terre.
La première rencontre créative
“La première rencontre avec le client, le brief, est fondamentale pour alimenter notre réflexion stratégique, on doit se poser quelques questions précises : qui est le client? Son secteur d’activité? Quels sont les objectifs de l’événement? Qui sont les participants? L’idée est d’accumuler un maximum d’informations pour développer un concept aligné sur les besoins”, mentionne Lucie Muller. L’idée derrière cette première rencontre est surtout d’aborder chaque aspect que le client souhaite voir inclus dans son événement. “On va pousser chacune de nos questions, point par point. On entrera ensuite dans la phase de conception dans laquelle se trouveront tous les éléments pertinents que l’on a retenus pendant cette première rencontre”, ajoute Emma Moreno. Par la suite, l’équipe se réunira pour une séance de brainstorming où chacun apportera ses idées sous la forme qu’il souhaite. Cette étape est essentielle pour encourager la créativité collective et faire émerger des perspectives inattendues. L’objectif est de générer un éventail d’idées originales, puis de les affiner pour élaborer un concept fort et cohérent, en lien avec les attentes et objectifs du client. Quant à Lucie Muller, c’est ce qui l’entoure qui la tient à l’affût de ce qui se fait d’inspirant autour du globe. “L’inspiration me vient de ce qui se fait ailleurs, de faire de la veille sur le web, mais je m’inspire énormément des mots-clés qui viennent du client.”
Une couleur “Immersive”
Immersive Productions collabore chaque année avec de nombreux clients dont Printemps Numérique, la SDC – Les Quartiers du Canal, la Chambre des notaires du Québec, Berger, Jour de la Terre, et plusieurs autres. Proposer un concept à un client, au début de la réflexion de son événement, peut aller dans tous les sens. La signature Immersive, cela dit, réside dans le souci du détail. “Chez nous, tout est réfléchi!”, répond Emma Moreno. “Chaque élément que l’on va proposer dans le concept aura toujours un sens. Il y a toujours un “pourquoi” derrière notre idée qui, elle, est liée à un fil conducteur. Ce sera la base solide, le filon de notre événement”. Le plaisir de l’équipe est ensuite de connecter les idées entre elles. Fait intéressant, on porte une attention particulière à ce qui se déroule après l’événement qui est, selon elles, aussi important que l’événement en soi. “Nous sommes vraiment dans le sur mesure. Un événement, par définition, est éphémère, mais on va le réfléchir de manière à ce que l’expérience se poursuive même après l’événement et que l’impact généré soit durable”, mentionne Lucie Muller.
Lucie Muller et Emma Moreno cherchent à se mettre dans la peau d’un participant à l’événement afin de créer une expérience dont il se souviendra. “C’est primordial de personnaliser l’événement au maximum pour réussir à générer un impact fédérateur. Cela passe par respecter l’ADN et l’univers du client tout en ayant compris la cible à laquelle l’événement s’adresse”, mentionne Emma Moreno.
Artistes de l’événementiel?
Il existe une immense part de créativité et de “wow” dans cette industrie, mais à la fois un bon lot de stratégie et de pragmatisme. On doit laisser éclater nos idées tout en respectant des budgets parfois serrés et des délais qui le sont tout autant. “Nous sommes des créatifs, définitivement. Nous sommes dans la stratégie, en ce sens où tout est pensé, on place l’événementiel comme une véritable solution d’affaires, un moyen d’atteindre des objectifs clés. On ne laisse rien au hasard. Je nous considère comme des cerveaux bouillonnants!”, répond Lucie Muller. “En événementiel, on ne crée pas des expériences fondées sur nos intérêts ou nos goûts personnels. C’est pourquoi il est impératif de se mettre dans la peau de la cible et du client pour bâtir une expérience qui leur parle et qui est à leur image.”
Un lot de défis
L’équipe créative n’hésite pas à faire appel à la formation continue afin de rester à la page sur les meilleures pratiques de l’industrie événementielle. Cela dit, même si tout est pensé, les défis ne manquent jamais, d’un événement à un autre! “Chaque événement est conçu au cas par cas. Raison pour laquelle il faut faire preuve d’agilité et d’adaptabilité dans les solutions qu’on propose. C’est dans de tels cas qu’on devra penser autrement et sortir un peu de la boîte”, mentionne Emma Moreno.
À quel moment un stratège événementiel ressent-il que la conception de son événement est terminée? On peut faire le parallèle avec un peintre qui peut se poser la même question : quel est le “flash” qui lui permet de se dire qu’un autre coup de pinceau est inutile? “Je dirais que l’idée est de se mettre dans la peau du participant afin de savoir si l’expérience est suffisamment pertinente et si l’impact va être ressenti. Je te dirais que l’événementiel permet aux participants de vivre le moment présent, de décrocher le temps d’un instant, dans une ère où tout va vite. Il est important de ne pas les submerger d’activités, d’informations afin qu’il puisse vivre son expérience à son rythme« , explique Lucie Muller.
S’inspirer du quotidien
Emma Moreno et Lucie Muller n’hésitent pas à parcourir les événements de Montréal afin de s’inspirer et de capter ce qui se fait de mieux, localement. Des moments ou des événements marquants, elles peuvent en nommer plusieurs. Pour Lucie, c’est une activation dans le cadre d’un récent événement client qui fut son coup de cœur. “Le thème était sur les années 20 et nous avions embauché deux artistes peintres qui réalisaient des portraits en aquarelles en direct des participants. À la fin de la soirée, tous les participants repartent avec leur aquarelle. L’idée est super et ça a vraiment bien fonctionné!”, souligne-t-elle. Les artistes Jodi Tellier et Stéphanie Mackay ne sont pas passées inaperçues.
Et le repos “après-événement”, dans tout ça?
“Sur le terrain, on vit une forme d’adrénaline. On sait tout ce qui va se passer, minute par minute. C’est une énergie intense parce qu’on veut anticiper chaque détail. Parce que l’événementiel, ça ne se passe jamais exactement comme prévu! Donc forcément notre engagement est si fort, qu’une fois l’événement terminé, l’adrénaline met un peu de temps à redescendre, on a besoin d’un petit sas de décompression” , conclut Emma Moreno, tout sourire. Une certitude demeure : Immersive Productions nous réserve encore de belles surprises pour 2025.
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